El Mexikanska socialförsäkringsinstitutet (IMSS) har tagit ett viktigt steg i sin strategi för digital transformation genom att fastställa att e.signatur, eller avancerad elektronisk signaturDet kommer att vara ett obligatoriskt krav att slutföra flera av sina arbetsgivarrelaterade förfaranden online. Detta beslut påverkar direkt företag, arbetsgivare och juridiska ombud som hanterar anställdas registreringar, överlåtelser och arbetsgivarregistreringar via internet.
Med denna åtgärd strävar organisationen efter effektivisera processer, stärka informationssäkerheten och minska pappersanvändningen i sina administrativa rutiner. Från och med det datum som anges i avtalet kommer det inte längre vara möjligt att slutföra vissa digitala rutiner om användaren inte har en giltig elektronisk signatur utfärdat av Skatteförvaltningen (SAT).
IMSS kommer att göra e-firma obligatorisk i online-förfaranden
Det nya systemet definierades i en överenskommelse från IMSS tekniska råd och publicerad i Federationens officiella tidning (DOF)vilket ger den officiell status. Från och med ikraftträdandet kommer den elektroniska signaturen att upphöra att vara ett valfritt tillägg och kommer att bli det viktigaste verktyget för att verifiera identitet i elektroniska arbetsgivarrutiner.
Institutets myndigheter förklarar att den avancerade elektroniska signaturen kommer att möjliggöra verifiera mönstrens identitet mer exaktför att minska datainmatningsfel och ge större rättssäkerhet för transaktioner som utförs via institutionella portaler. Detta förstärker användningen av digitala kanaler som den föredragna metoden att interagera med IMSS angående registrering och insamling.
Genomförandet av denna skyldighet är inte begränsat till en teknisk ändring, utan är en del av en hybridmodell för vård Detta system kombinerar onlineprocesser med personliga steg för vissa procedurer. I alla fall där den digitala metoden används kommer den elektroniska signaturen att vara det centrala elementet för att autentisera användaren.
Vilka IMSS-procedurer kräver en obligatorisk e-signatur?
Avtalet anger att avancerad elektronisk signatur kommer att vara oumbärlig för en rad arbetsgivarrutiner online, särskilt de som rör företagsregistrering och personalhantering. Bland de mest relevanta procedurerna är:
- Arbetsgivarregistrering och inskrivning i arbetsriskförsäkringen: förfarande som krävs för att registrera ett nytt företag, arbetsgivare (enskild eller juridisk person), samt för att återuppta verksamheten före IMSS.
- Tilldelning av den unika arbetsgivarregistreringen (RPU): hantering som möjliggör gruppering av flera arbetsgivarregistreringar under en enda nyckel, vilket underlättar efterlevnad av skyldigheter och kontroll av rörelser.
- Meddelanden om ändringar i anställdas tillhörighetinkluderar nyanställningar, uppsägningar och löneändringar som skickas digitalt till institutet.
I fallet med anmälningar om ändringar i anknytningArbetsgivaren kommer att kunna använda den elektroniska signaturen för att elektroniskt validera massinlämningar av information, till exempel när man signerar en PDF med ett digitalt certifikatDetta är särskilt användbart för företag med ett stort antal anställda. Systemet stöder till exempel uppladdning av filer i ett specifikt format för flera poster i en enda operation.
IMSS förtydligar att när samma procedurer utförs personligen vid fönstretAndra former av identifierings- och dokumentkrav kommer fortfarande att finnas. Men när förfarandet genomförs online kommer e.firma (elektronisk signatur) att vara det nödvändiga sättet att verifiera arbetsgivarens eller den juridiska representantens identitet.
Dessutom är den elektroniska signaturen integrerad som ett tekniskt krav i förfaranden relaterade till Arbetsgivarens elektroniska identifieringsnummer (NPIE) och digitalt certifikat, instrument som används för att säkerställa onlinekommunikation mellan institutet och företagen.
Datum och ikraftträdande av den nya skyldigheten
Själva avtalet, publicerat i Förbundets officiella tidning Det står att de nya reglerna kommer att börja gälla. femton arbetsdagar efter publiceringenDen tidsfristen sattes för att ge både institutets interna avdelningar och användare tid att anpassa sig till systemen och kraven i samband med den elektroniska signaturen.
I praktiken innebär denna respitperiod att, med början från det angivna datumet, Förfaranden som initieras därefter måste nödvändigtvis ha en giltig elektronisk signaturEn begäran som lämnas in efter ikraftträdandet, utan denna autentiseringselement, kan inte slutföras digitalt.
Å andra sidan klargör IMSS att de förfaranden som redan hade inletts innan avtalet trädde i kraft De kan slutföras i enlighet med tidigare regler. Det vill säga att det inte finns någon skyldighet att omkonfigurera pågående förfaranden eller starta om ansökningar som redan lämnats in på grund av avsaknad av en e-signatur, förutsatt att de påbörjades inom det tidigare regelverket.
Angivandet av datum och det uttryckliga omnämnandet av pågående processer syftar till att undvika förvirring mellan företag och begränsar omfattningen av det nya kravet till förfaranden som genereras enligt det nya systemet och inte till förfaranden som redan pågick vid underdelegationerna eller elektroniska plattformar.
Samband med förenkling och digitalisering av förfaranden
Kravet på en e-signatur förekommer inte isolerat, utan inom en en bredare process för administrativ modernisering vilket IMSS har främjat i samarbete med federala myndigheter för digital transformation. Ett av målen är att successivt en en större andel av förfarandena kan slutföras online utan att behöva fysiskt gå till kontoren.
I detta sammanhang håller den elektroniska signaturen på att etablera sig som åtkomstnyckel till onlinetjänsterDetta kompletterar andra verktyg som NPIE, digitala certifikat och den framtida digitala filen. Tanken är att arbetsgivar- och arbetstagarinformation ska hanteras på säkra plattformar, med automatiska register över vem som utför varje operation och när den utförs.
Denna strategi är i linje med trender som observerats inom andra offentliga förvaltningar, både inom Mexiko, liksom i flera europeiska länderdär elektronisk identifiering och digitala signaturer har blivit standarder för åtkomst till statliga tjänster. Även om IMSS fokuserar på den mexikanska kontexten, liknar modellen för obligatorisk användning av elektroniska signaturer den som tillämpas i europeiska e-förvaltningssystem.
Dessutom möjliggör digitaliseringen korsreferera data i realtid med andra institutionella databaser, förbättra interna kontroller och minska upprepningen av dokumentationskrav, vilket leder till färre resor och mindre arbetsbelastning för fönster- och arkivområdena.
Andra relaterade ändringar: biometrisk CURP och digitala register
Tillsammans med kravet att använda e.firma (elektronisk signatur) i onlineförfaranden har IMSS föreslagit ytterligare justeringar av hur personer identifieras och för att lagra information om förmånstagare och arbetsgivare. Bland de mest framträdande funktionerna är Biometrisk CURP som en framtida referens för personlig identifiering.
Medan detta dokument implementeras fullt ut på nationell nivå kommer institutet att fortsätta att erkänna giltiga officiella fotolegitimationer för förfaranden ansikte mot ansikte. Men när CURP med biometriska data är tillgänglig och utbredd förväntas den bli det huvudsakliga sättet för identitetsverifiering inför IMSS på mexikanskt territorium.
Dessutom arbetar institutionen med att utveckla en digital filDenna fil, som är utformad som en enda elektronisk fil, centraliserad för personuppgifter, transaktionshistorik, dokument och administrativa åtgärder, kommer gradvis att ersätta traditionella fysiska arkiv, vilket möjliggör Dokumenten konsulteras och valideras i digitalt format. av behörig personal från någon administrativ enhet.
Kombinationen av biometrisk CURP (Unique Population Register Code), digitala register och elektroniska signaturer skapar en miljö där arbetsgivares och anställdas identitet och information i huvudsak kommer att hanteras elektroniskt. Detta system, liknande det som redan används i flera europeiska förvaltningar, syftar till att stärka informationssäkerheten och minska risken för personifiering eller datamanipulation.
Rekommendationer för arbetsgivare och juridiska ombud
Med tanke på den förestående obligatoriska användningen av elektroniska signaturer i flera onlineförfaranden rekommenderar IMSS självt att arbetsgivare, juridiska ombud och revisionsbyråer Vidta en rad försiktighetsåtgärder för att undvika motgångar när du hanterar dina skyldigheter.
Först och främst är det viktigt verifiera att den elektroniska signaturen är giltigOm certifikatet har gått ut eller snart går ut är det lämpligt att förnya det hos SAT eller, om tillämpligt, återställa lösenordet för FAITHFUL med tillräckligt i förväg meddelande, eftersom det utan en aktiv underskrift inte kommer att vara möjligt att slutföra de elektroniska ansökningar som avses i avtalet.
Det föreslås också att de personer som ansvarar för förfarandena är bekanta er med användningen av e-signaturen på officiella digitala plattformarfrån både SAT och IMSS. Detta innebär att förstå hur filerna som är kopplade till signaturen, lösenorden och stegen för att elektroniskt försegla formulären (eller Signera Office-dokument) och hur man verifierar att leveransen har gjorts korrekt.
Slutligen är det bra att granska i förväg. Vilka företagsrutiner utförs online? och vilka som fortsatt kommer att behandlas personligen, så att dokumentationen kan organiseras internt och den eller de personer som ska utöva digital representation inför institutet kan utses.
Med dessa förändringar går IMSS mot en ledningsmodell där e.firma blir en nyckelfaktor för att verka i digitala miljöerDetta banar också väg för elektroniska register och mer utbredd biometrisk identifiering. För företag och arbetsgivare innebär anpassningen till detta nya ramverk en initial anpassning, men också möjligheten att ha mer effektiva, spårbara och mindre pappersberoende processer.
